备案单证的范围

备案单证包括外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同、出口货物装货单、出口货物运输单据等。若无法取得原始单证，可用具有相似内容或作用的其他单证进行备案。具体来说，备案单证的范围如下：

1.出口企业的购销合同，包括出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等；

2.出口货物的运输单据，包括海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等；

3.出口企业委托其他单位报关的单据，包括委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等。

备案要求

备案单证应是原件或有经办人签字声明与原件相符并加盖企业公章的复印件。对于第一条所述购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处” 中注明第一次购销合同备案的地点。

备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期5年。纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。纳税人可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管上述备案单证。税务机关按规定查验备案单证时，纳税人按要求将影像化或者数字化备案单证转换为纸质化备案单证以供查验的，应在纸质化单证上加盖企业印章并签字声明与原数据一致。选择纸质化方式的，还需在出口退（免）税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。

未按规定备案的后果

适用免税政策，已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。主管税务机关可按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。出口企业未按本通知第二条要求进行装订、存放和保管备案单证的，税务机关应依照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条的规定处罚。即由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款。

此外，出口企业提供虚假备案单证的货物不适用增值税退（免）税和免税政策，需按内销货物征收增值税。出口企业和其他单位有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；未按规定装订、存放和保管备案单证的。出口企业和其他单位拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的或出口企业提供虚假备案单证的由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证情形的，出口企业管理类别应调整为四类；一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。

收汇期限

纳税人申报退（免）税的出口货物，应当在出口退（免）税申报期截止之日前收汇。这是为了确保出口企业能够及时收回货款，同时也是税务部门对出口退税管理的重要要求。因出口合同约定全部收汇最终日期在退（免）税申报期截止之日后的，应当在合同约定收汇日期前完成收汇，这样既考虑了企业在实际业务中的特殊情况，又保证了税收管理的规范性。

视同收汇范围

对于为应对疫情等影响购买出口信用保险、无法收汇时获得保险赔款的企业，将保险赔款视同收汇，予以办理退税。这一政策在一定程度上缓解了企业因特殊情况无法收汇而面临的退税难题，为企业提供了更多的支持和保障。

分类精准管理

1.高风险企业申报退（免）税时需提供收汇材料。高风险企业通常存在出口退税分类管理类别为四类、提供过虚假或冒用收汇材料等高风险情形。强化对这类企业的风险防范，要求其在申报退（免）税时提供收汇材料，有助于税务部门更好地监管税收风险，确保税收的安全和稳定。

2.非高风险企业申报退（免）税时无需报送收汇材料，留存备查即可。对于不存在高风险情形的企业，在申报退（免）税时无需报送收汇材料，减轻了企业的申报负担，提高了退税效率。

未按规定收汇的处理

1.未按规定收汇且不符合视同收汇规定的出口货物，不得办理出口退（免）税；待收齐收汇材料后，可继续申报办理。如果企业未在规定期限内收汇，且不符合视同收汇的条件，那么就不能办理出口退税。但是，企业可以在收齐收汇材料后，继续申报办理出口退税，为企业提供了一定的补救措施。

2.确实无法收汇且不符合视同收汇规定的出口货物，适用增值税免税政策。如果企业确实无法收汇，并且也不符合视同收汇的规定，那么这些出口货物将适用增值税免税政策。这一规定既明确了税收政策的边界，又为企业提供了合理的税收处理方式。